Von der Kunst, »einen Sack Flöhe zu hüten«

Lösungsansatz für ein Grundproblem des Amateurmusizierens

»wer fehlt, möge sich bitte melden …«

Ach je, wer kennt sie nicht, die üblichen Plattheiten, wenn z.B. während einer Orchesterreise im Bus nach einer Pause die Vollzähligkeit des mitreisenden Personals festzustellen ist. Und sicher kann der »Orchesterkasper« (bestens beschrieben in Kapitel 22 des inzwischen leider schon vergriffenen Buches »Kleine Typologie der Laienmusiker«) auch einen mehr oder weniger flotten Spruch dazu beitragen. Allerdings weiß jeder, der sich für die personelle Organisation eines Liebhaberorchesters verantwortlich fühlt – oftmals ist das der Dirigent oder die Dirigentin, der bzw. die »nebenbei« eigentlich noch eine andere Aufgabe hat – dass, wenn man sie alle schon mal im Bus hatte, dies eine der leichtesten Übungen ist.

Gehen wir in Gedanken ein paar Tage oder Wochen zurück. Der wöchentliche Probenprozess hat an Fahrt aufgenommen – Zeit, um in die Details zu gehen. Der Dirigent hat sich natürlich intensiv Gedanken gemacht, wie er die kommende Probe möglichst effektiv gestalten kann, damit sich niemand langweilt oder andererseits gar überfordert ist. Dies ist für sich genommen in einem Amateurorchester schon Herausforderung genug, gilt es doch, die naturgemäß teilweise recht großen Unterschiede in den spieltechnischen und musikalischen Voraussetzungen der einzelnen Orchestermitglieder unter einen Hut zu bringen. Und siehe da, die erste Flöte und das zweite Fagott fehlen (natürlich weiß niemand, ob sie sich nur ein wenig verspätet haben oder heute gar nicht kommen) und die Arbeit im Holzbläsersatz, die er – wohlwissend, dass die Konzertmeisterin heute berufsbedingt erst später kommt – am Anfang der Probe geplant hat, ist in weite Ferne gerückt. Und bei den Streichern? Da scheint mal wieder die kollektive Verantwortungslosigkeit (wenn die oder der nicht da ist, kann ja auch ich fehlen) ausgebrochen zu sein. Frei nach der Devise: wir sind in den bisherigen Proben schon so gut vorangekommen, da ist es eigentlich nicht so schlimm, wenn ich kleiner unbedeutender Tuttist heute »ausnahmsweise« mal nicht da bin – das merkt doch niemand. Interessanterweise scheinen diese Art Gedankengänge auf wundersame Weise, ähnlich einem Virus, ansteckend zu sein – oder gibt es tatsächlich Gedankenübertragung? Wie dem auch sei, letztlich sitzen plötzlich nur noch vier statt zehn Bratschen da. Und der Dirigent in unserem Beispiel? Er muss gleichsam aus dem Stand heraus sein sorgfältig vorbereitetes Probenkonzept umschmeißen und sofort mit einer zündenden Idee eine spannende Probe »aus dem Ärmel schütteln«. Und wehe, die Probe gelingt nicht, weil sie unter den gegebenen Voraussetzungen verständlicherweise vielleicht eher frustrierend statt motivierend geraten ist. Dann steht womöglich die Probenteilnahme der bis dato »treuen Seelen« auf dem Spiel (war heute mal wieder nicht so toll …) und einer Abwärtsspirale steht nun nichts mehr im Wege. Sicherlich mag dies ein klein wenig überspitzt dargestellt sein, beleuchtet aber ein Grundproblem, das vermutlich nahezu jedes Amateurorchester kennt.

Kleine Truppe, kleine Sorgen – große Truppe, große Sorgen

Amaterumusiker und -musikerinnen machen in ihrer Freizeit Musik – sie tun das gerne, zuweilen leidenschaftlich, aber eben immer freiwillig. Niemand von ihnen kann und will zur Teilnahme an den Proben gezwungen werden. Und es gibt — das muss hier explizit angesprochen werden — unbestritten ganz gewiss mehr als ein Dutzend berechtigte Gründe, nicht zu einer Probe zu gehen. Da aber die meisten Orchester die Ergebnisse ihres zumeist wöchentlichen Probens in einem Konzert der Öffentlichkeit präsentieren wollen, ist ein Mindestmaß an Verbindlichkeit unabdingbar. Dies umso mehr, je höher das jeweilige Orchester seinen künstlerischen Anspruch für sich definiert hat.

Die regelmäßige Probenteilnahme – als sichtbarer Ausdruck dieser Verbindlichkeit – zu organisieren, zu koordinieren und gegebenenfalls zu kontrollieren, ist eine Aufgabe, die mit zunehmender Orchestergröße schnell eine einzelne Person (zumeist ehrenamtlich tätig) an ihre Grenzen zu bringen vermag. Weiß ich in einem Kammerorchester noch, dass meine Pultnachbarin am Kontrabass in drei Wochen nicht da sein wird, dürfte es dem Stimmführer von 14 und mehr zweiten Geigen in einem Sinfonieorchester schwer fallen, dies für alle Leute seiner Stimmgruppe von einer auf die nächste Woche im Blick zu behalten. Und so darf man in Abwandlung eines bei allen Eltern bekannten Ausspruchs feststellen: kleine Truppe, kleine Sorgen — große Truppe, große Sorgen.

Doodle & Co sind auch nicht die Lösung

Von der Suche nach geeigneten Lösungen für dieses Problem kann vermutlich jeder Verantwortliche, der sich diesbezüglich auf den Weg gemacht hat, die eine oder andere Geschichte erzählen. Und bestimmt haben viele, die das Führen von geschriebenen Listen leid waren, ihr Glück beispielsweise bei doodle gesucht. So gut wie dieses Portal auch ist, wenn es darum geht, mit mehreren Personen einen oder mehrere gemeinsame Termine zu finden, wird man allerdings recht bald mit dessen doch begrenzten Möglichkeiten konfrontiert.

Nachdem wir vor einigen Jahren mit dem Teamplanbuch eine Anwendung gefunden hatten, mit der Probenorganisation und vereins-/orchesterinterne Kommunikation in einem Tool gebündelt realisiert werden konnte (ich habe 2017 in einem Beitrag in »Das Liebhaberorchester« darüber berichtet), stand unser Orchester, ein sinfonischer Klangkörper mit inzwischen mehr als 90 aktiven Mitgliedern, wenig später erneut vor der Situation, sich in diesem Bereich neu organisieren zu müssen. Denn der Anbieter des Teamplanbuch hatte den Support eingestellt und das hausinterne Nachfolgeprodukt war von einer Praxistauglichkeit noch weit entfernt …

Nach kurzer Recherche bin ich auf die Konzertmeister-App (KMA) gestoßen, ein Produkt einer gleichnamigen GmbH aus Österreich. Das Team dahinter besteht laut eigener Darstellung aus aktiven Musikern, die die Herausforderungen der Probenplanung sehr gut kennen (was man merkt) und das Ziel haben, das gemeinsame Musizieren mit wenig Aufwand zu ermöglichen. Eines vorweg: Das ist ihnen gelungen!

Die Nutzung dieser App ist für das Orchester (den Verein) lizensierungspflichtig, wobei die Preise für eine Jahreslizenz in Abhängigkeit von der Mitgliederzahl fair sind und diese für jeden Verein erschwinglichen Ausgaben allemal ihr Geld wert sind. Für die einzelnen Mitglieder ist und bleibt diese App kostenfrei. Ebenso kostenfrei ist eine einmonatige vollumfängliche Testnutzung. Die KMA ist im App Store, und bei Google Play downloadbar sowie ohne jegliche Installation als Web-App nutzbar. Letztere ist für die notwendigen administrativen Aufgaben unbedingt zu empfehlen, zumal die mobilen Apps dort nicht alle Möglichkeiten bieten.

Eine App für alle Fälle

Auf einer Plattform bietet die KMA alle wichtigen Funktionen, die für den Vereinsalltag in einem Amateurorchester hilfreich sind und nachfolgend wirklich nur kurz angerissen werden können. Die Einrichtung der KMA für das jeweilige Orchester ist schnell gemacht. Die einzelnen Orchestermitglieder haben einen persönlichen Account, auf den auch der Vereinsadministrator keinen Zugriff hat. Diesen Account kann das Mitglied übrigens in mehreren Orchestern (sofern diese die KMA nutzen) verwenden.

Terminplanung mit Teilnahmerückmeldung

Dazu gehören Planung von Proben, Konzerten und sonstigen weiter kategorisierbaren Terminen, die schnell angelegt sind und übersichtlich nach Stimmgruppen und Registern geordnet den Mitgliedern Möglichkeit der Rückmeldung bieten. Eine anschließende (optionale) Anwesenheitsdokumentation ermöglicht eine spätere Auswertung über einen längeren Zeitraum. Den einzelnen Termineinträgen können google-maps-Daten hinzugefügt werden – sinnvoll, wenn es beispielsweise gilt, einen Konzertort zu finden. Auch ist es möglich, dem Termineintrag eine oder mehrere Dateien zuzuordnen – hilfreich, um beispielsweise weitere Ablaufpläne o.Ä. verfügbar zu machen. Eine von vielen weiteren nützlichen Funktionen in diesem Bereich ist die Möglichkeit, die zu einem Termin eingeladenen Mitglieder über die Nachrichtenfunktion anzuschreiben – entweder alle oder einzelne gezielt, je nach ihrem jeweiligen Rückmeldestatus. Einstellbare Erinnerungsfunktionen und definierbare Rückmeldefristen sind ebenfalls sehr nützlich. Allein mit dieser Funktion wird die eingangs beschriebene Situation vermeidbar. Die App kann aber noch viel mehr.

Kommunikation

Einer der ganz großen Vorteile bei der Nutzung der KMA sind die Funktionen für die Kommunikation. Je nach Einstellung können alle Mitglieder miteinander kommunizieren, ohne Verbindungsdaten preisgeben zu müssen – sehr datenschutzkonform! Das geht einerseits über eine Nachrichtenfunktion, die innerhalb der App funktioniert, und bei der wahlweise die Nachrichten parallel auch per E-Mail an die betreffenden Empfänger gesendet wird. Und andererseits gibt es seit Kurzem zusätzlich eine Chatfunktion. Egal ob die Mitglieder sonst bei WhatsApp, Signal, Telegram oder andern Messengern unterwegs sind: Mit der KMA kommunizieren alle an einer Stelle miteinander, die auch miteinander musizieren!

Umfragen

Mit flexiblen Umfragetypen können die Mitglieder zu verschiedenen Themen befragt werden – ob mit für allen sichtbaren Ergebnissen, verdeckt oder anonym: ganz wie es das jeweilige Thema erfordert.

Dateiablage

Der Verein hat in der KMA einen Bereich (mit begrenztem Datenvolumen) für eine Dateiablage, in dem beliebig viele Ordner angelegt werden können, denen ganz individuell Zugriffsrechte zuweisbar sind. So können dann (neben der Leitung) nur die Mitglieder der Bratschengruppe auf den Ordner »Viola« zugreifen: sehr gut geeignet, um Noten zielgerichtet bereitstellen zu können.

Und, und, und …

Alle Funktionen der KMA hier zu beschreiben, würde den Umfang dieses Beitrages sprengen und ist auch gar nicht nötig, denn die Website der KMA bietet sehr gute Funktionserklärungen, einen Blog, in dem neue Funktionen und Weiterentwicklungen vorgestellt und erklärt werden, sowie einen ausführlichen und gut strukturierten Hilfebereich. Wenn dann noch Fragen offenbleiben, reagiert der Support schnell, freundlich und kompetent.

Keine wirklich notwendige, aber sehr nette Funktion ist der Geburtstagskalender, bei der die Geburtstage der Mitglieder in Reihenfolge des Kalenderjahres angezeigt werden. So wird kein Geburtstag vergessen, wenn es im Verein üblich ist, bei der dem Geburtstag folgenden Probe beispielsweise mit einem Tusch zu gratulieren. Auch hierbei wurde dem individuell unterschiedlichen Bedürfnis nach Datenschutz Rechnung getragen, indem einstellbar ist, ob alle Mitglieder oder nur die Leitung darauf zugreifen kann.

Apropos Leitung: In der KMA können den Mitgliedern verschiedene Rollen mit jeweils definierbaren Rechten zugewiesen werden. Und neben der in Orchestern sinnvollen Einteilung in Stimmgruppen/Registern können die Mitglieder auch in Gruppen, wie beispielsweise für den Vorstand zusammengefasst werden, was wiederum deren Kommunikation erheblich vereinfacht.

Eine Funktion für den BDLO

Seit einiger Zeit gibt KMA Verbänden die Möglichkeit, einen speziellen (kostenfreien!) Verbandsaccount anzulegen. Die dort angebotenen Funktionen sind aus meiner Sicht (noch) nicht ganz ausgereift, aber es ist zu erwarten, dass es auch in diesem Bereich spürbare Verbesserungen geben wird. Der BDLO hat bereits einen solchen Verbandsaccount bei der KMA. Damit sowohl der Verband, als auch die Vereine von Konzertmeister profitieren, bietet KMA individuelle Verbandsrabatte für die Mitgliedsvereine an.

Mitmachen ist entscheidend

Egal, ob handschriftliche Liste mit Kreuzchen oder Konzertmeister-App im Web – es funktioniert nur, wenn alle im Orchester mitmachen. Da ist ein wenig Geduld gefragt, bis alle Mitglieder die Notwendigkeit erkannt haben, sich dort einzutragen, und es bedarf jetzt – auch etliche Jahre nach der Einführung bei uns – immer noch regelmäßiger aufmunternder Erinnerung¹.

Wenn nun nach – dank Konzertmeister-App – gut geplanter Probenarbeit das einleitend beschriebene Orchester wieder einmal gemeinsam mit dem Bus auf Konzertreise geht, heißt es ganz gewiss (mit oder ohne KMA) nach der ersten Pause: »Wer fehlt, möge sich bitte melden …«

---

[1] Wie auch beim Notenabgeben oder dem pünktlichen Probenbeginn. Diese Liste könnten Sie sicher noch fortsetzen …