Mein Eintritt in die Bibliothek des BDLO fiel mit dem Umzug der damaligen Bibliotheksstandorte zusammen. Bis dahin war ich als Orchestermusikerin in verschiedenen Orchestern tätig und konzertierte in diversen Ensembles. Mein Interesse für das Bibliothekswesen und meine Leidenschaft für Systematik waren nach dem Studium der Musikwissenschaft und verschiedenen Praktika in Musikbibliotheken zunächst in den Hintergrund getreten. Aber die Bibliothekswissenschaft sollte seither wieder eine wichtige Rolle spielen.
Als ich am 2. Mai 2013 in den neuen Räumen der Geschäftsstelle des BDLO in Dresden ankam, fand ich einen Schreibtisch und ein großes, noch leeres Bibliotheksregalsystem vor, das auf zwei Archivräume – einen kleineren und einen größeren – aufgeteilt war. In die damalige Datenbank dBase, ihre Funktionalitäten und einen Teil der Recherchemöglichkeiten war ich im Monat zuvor von Herrn Dr. Conradi eingeführt worden. Der auf dem dBase-Programm gespeicherte »Nürnberger Katalog«, war auf meinem Laptop installiert und gut verstaut in meiner Tasche.
Die Orchester mussten sich bei der Notenbeschaffung ab diesem Mai 2013 auf eine zweieinhalbmonatige Zwangspause einstellen. Der Notenversand sollte ab 15. Juli wieder möglich sein. In den beiden Bibliotheken, in Aachen geleitet von Frau Goebbels und in Nürnberg geleitet und verwaltet von Herrn Dr. Conradi, wurde das Material vorbereitet, sortiert, verpackt und in mehreren Sendungen nach Dresden transportiert. Die ersten der ca. 250 Kisten aus Nürnberg trafen bereits Mitte Mai ein, die 111 Kartons aus Aachen Mitte Juni. Die Bestände waren unterschiedlich verzeichnet – teilweise systematisch katalogisiert, teilweise alphabetisch und nach Gattungen innerhalb des Schaffens eines Komponisten / einer Komponistin geordnet. Eine Neusortierung und vor allem einheitliche Systematisierung der Bestände war in der kurzen Zeit nicht zu schaffen.
Als die Orchester ihre Bestellungen wieder aufnahmen, waren die ca. 6.000 Werke und 14.000 Materiale mit Dubletten noch nicht vollständig eingeräumt. Wie Robin Sharma, ein kanadischer Schriftsteller, schrieb: »Veränderungen sind am Anfang hart, in der Mitte chaotisch und am Ende wunderbar.« Wir befanden uns noch in der chaotischen Phase.
Gleichzeitig sollten alle Daten in eine neuere und modernere Datenbank migriert werden. Die Wahl der richtigen Datenbank war schwierig, denn sie hing von den spezifischen Anforderungen des Projekts und den Präferenzen des Entwicklungsteams ab. Die Datenbank dBase, die unser Ehrenpräsident und Bibliothekar Dr. Conradi entwickelt hatte, war maßgeschneidert für die Bedürfnisse der Amateurmusik und des Bundesverbandes. Sie kombinierte Adressverwaltung, Buchhaltung, Bibliotheksdatenbank, Verleihvorgänge sowie Konzertdokumentation und war sogar leicht zu bedienen, aber sie war inzwischen technisch veraltet. Die Entwicklung eines kombinierten Systems mit all diesen Funktionen stellte die 2013 beauftragte Firma vor nicht geringe Herausforderungen bei der Neugestaltung der Website und der Datenbank des BDLO.
Die neue, auf Python Django basierende Online-Datenbank wurde freigeschaltet. Die Nutzer konnten erstmals ab August Bestellungen auch über die neue Internetseite aufgeben, was eine genauere Auswahl der Materiale ermöglichte. Regelmäßig trafen Rückmeldungen oder Hinweise auf notwendige Aktualisierungen ein: Faxe, E-Mails oder Anrufe mit der Bitte um Weiterentwicklung, mit Verbesserungsvorschlägen oder Korrekturwünschen.
Es war uns wichtig, den »Nürnberger Katalog« weiterzuentwickeln und die musikalischen Wünsche sowie das Repertoire der symphonischen Amateurmusik in unseren Beständen widerzuspiegeln. Um dies zu erreichen, war es essenziell, weiterhin gut recherchierte Informationen über die Werke und Ausgaben sowie über deren Verfügbarkeit bzw. mögliche Käuflichkeit zu speichern und diese in einer möglichst intuitiven Form für die Recherche auf unserer Website zur Verfügung zu stellen.
Seither ist der Bestand durch Schenkungen und gezielte Ankäufe stetig gewachsen. Derzeit sind zwei hauptamtliche Mitarbeiterinnen täglich mit der Daten- und Bestandspflege beschäftigt. Eine große Hilfe für die Laienmusik sind jedes Jahr unsere Bundesfreiwilligen, die regelmäßig an der Datenbank arbeiten und sich auch um die Einarbeitung neuer Bestände kümmern. Sie sind eine Bereicherung für die Geschäftsstelle, und immer wieder werden durch den positiven Austausch mit ihnen neue Entwicklungen oder Projekte angestoßen.
Cicero schrieb: »Wenn du einen Garten und eine Bibliothek hast, wird es dir an nichts fehlen.« Eine Bibliothek haben wir, und der Garten der Amateurmusik des BDLO, mit derzeit ca. 900 verschiedenen Orchestern – jedes anders, jedes mit seiner eigenen besonderen Färbung – wächst weiter.